Als werkgever in werving & selectie ontvang je regelmatig cv’s van kandidaten. Sommigen worden aangenomen, anderen afgewezen, en weer anderen blijven interessant voor toekomstige vacatures. Maar hoe lang mag je deze persoonsgegevens eigenlijk bewaren? De AVG stelt duidelijke regels voor het bewaren van cv’s, en het is belangrijk om die te kennen om boetes en privacyschendingen te voorkomen.
In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de bewaartermijn van cv’s, zodat je als werkgever weet waar je aan toe bent en hoe je compliant blijft met de wetgeving.
Wat zegt de AVG over het bewaren van cv’s?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) schrijft voor dat persoonsgegevens, waaronder cv’s, alleen bewaard mogen worden zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Als werkgever mag je cv’s dus bewaren tijdens een actieve wervingsprocedure, maar zodra die is afgerond, moet je de gegevens verwijderen, tenzij er een geldige reden is om ze langer te bewaren.
De AVG hanteert de principes van dataminimalisatie en opslagbeperking. Dit betekent dat je alleen die gegevens mag verzamelen die echt noodzakelijk zijn voor het selectieproces, en dat je ze niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk. Voor werkgevers in werving & selectie betekent dit concreet dat je een beleid moet opstellen waarin je vastlegt hoe lang cv’s bewaard blijven en waarom.
Een belangrijk uitgangspunt is dat kandidaten het recht hebben om te weten wat er met hun gegevens gebeurt. Je moet dus transparant zijn over je bewaartermijnen en kandidaten hierover informeren, bijvoorbeeld in je privacyverklaring of tijdens het sollicitatieproces.
Hoe lang mag je cv’s van afgewezen kandidaten bewaren?
Zonder expliciete toestemming van de kandidaat mag je cv’s van afgewezen sollicitanten maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaren. Deze termijn geeft kandidaten voldoende tijd om eventueel bezwaar te maken of vragen te stellen over de afwijzing, terwijl je als werkgever nog toegang hebt tot de relevante gegevens.
Na deze vier weken ben je verplicht om alle persoonsgegevens van afgewezen kandidaten te verwijderen, tenzij je vooraf toestemming hebt gevraagd en gekregen om de gegevens langer te bewaren. Dit geldt voor alle vormen waarin je cv’s bewaart: digitaal in je ATS-systeem, in e-mailmappen of op papier in een archief.
Het is verstandig om een vast moment in te plannen waarop je systematisch oude cv’s verwijdert. Veel organisaties doen dit maandelijks of per kwartaal, waarbij ze alle cv’s van afgesloten procedures die ouder zijn dan vier weken definitief uit hun systemen verwijderen.
Wanneer moet je toestemming vragen om cv’s langer te bewaren?
Je moet altijd vooraf toestemming vragen als je cv’s van afgewezen kandidaten langer dan vier weken wilt bewaren voor toekomstige vacatures. Deze toestemming moet vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Dat betekent dat kandidaten actief moeten instemmen en precies moeten weten waarvoor hun gegevens worden gebruikt.
De vraag om toestemming kun je het beste stellen tijdens het sollicitatieproces, bijvoorbeeld in een afwijzingsmail. Leg daarin duidelijk uit dat je de kandidaat geschikt vindt voor toekomstige functies en vraag of je het cv mag bewaren in je talentpool. Vermeld ook hoelang je de gegevens wilt bewaren, bijvoorbeeld maximaal één jaar.
Hoe vraag je toestemming op de juiste manier?
Een geldige toestemmingsverklaring bevat een aantal essentiële elementen. Ten eerste moet de kandidaat actief instemmen, bijvoorbeeld door een vakje aan te vinken of een e-mail te beantwoorden. Een vooraf aangevinkt vakje of stilzwijgende toestemming voldoet niet aan de AVG-eisen.
Daarnaast moet je duidelijk aangeven wat je met de gegevens doet, hoe lang je ze bewaart en dat de kandidaat de toestemming te allen tijde kan intrekken. Het is verstandig om deze toestemmingen te documenteren, zodat je kunt aantonen dat je volgens de regels handelt.
Hoe verwijder je cv’s op de juiste manier?
Het correct verwijderen van cv’s betekent dat je alle persoonsgegevens volledig en definitief uit al je systemen verwijdert. Dit omvat niet alleen het cv-bestand zelf, maar ook alle bijbehorende documenten, zoals motivatiebrieven, referenties, gespreksnotities en e-mailcorrespondentie met de kandidaat.
Digitale cv’s moeten permanent worden verwijderd uit je recruitmentsystemen, e-mailservers, clouddiensten en back-ups. Het is niet voldoende om bestanden naar de prullenbak te verplaatsen; ze moeten echt worden gewist. Veel ATS-systemen hebben een functie om kandidaatgegevens definitief te verwijderen, inclusief alle gekoppelde informatie.
Voor papieren cv’s geldt dat je deze moet vernietigen met een papiervernietiger of via een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. Simpelweg in de prullenbak gooien is onvoldoende, omdat dit een privacyrisico vormt. Zorg ervoor dat alle fysieke kopieën, notities en afdrukken worden meegenomen in het verwijderingsproces.
Wat zijn de risico’s als je cv’s te lang bewaart?
Het te lang bewaren van cv’s zonder geldige grondslag kan leiden tot aanzienlijke boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Afhankelijk van de ernst van de overtreding en de omvang van je organisatie kunnen deze boetes oplopen tot miljoenen euro’s. Daarnaast loop je het risico op reputatieschade als bekend wordt dat je niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens van kandidaten.
Naast financiële sancties kunnen kandidaten ook individueel actie ondernemen. Zij hebben het recht om te vragen welke gegevens je van hen bewaart en kunnen eisen dat je deze verwijdert. Als blijkt dat je cv’s onrechtmatig hebt bewaard, kan dit leiden tot claims en juridische procedures.
Een ander risico is dat verouderde cv’s je wervingsproces inefficiënt maken. Kandidaten die een jaar geleden solliciteerden, zijn mogelijk inmiddels elders aan de slag of hebben andere loopbaanplannen. Door je database actueel te houden en alleen relevante gegevens te bewaren, werk je efficiënter en respecteer je de privacy van sollicitanten.
Hoe Lakehouse helpt met compliant werving & selectie
Bij Lakehouse nemen we het volledige wervings- en selectieproces uit handen, inclusief het zorgvuldig beheren van kandidaatgegevens conform de AVG. Als gespecialiseerd bureau in technische werving begrijpen we dat compliance en privacy essentieel zijn in moderne recruitment.
Onze aanpak omvat:
- Professioneel beheer van kandidaatgegevens met duidelijke bewaartermijnen en verwerkingsovereenkomsten
- Transparante communicatie naar kandidaten over het gebruik van hun persoonsgegevens
- Systematische processen voor het verwijderen van cv’s na afronding van procedures
- Een actuele talentpool met kandidaten die expliciet toestemming hebben gegeven voor toekomstig contact
Door samen te werken met een gespecialiseerd werving- en selectiebureau zoals Lakehouse ontlast je niet alleen je HR-afdeling, maar zorg je er ook voor dat je wervingsprocessen volledig compliant zijn met de AVG. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen bij het vinden van de juiste kandidaat binnen de technische sector? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw wervingsvraagstuk.