Schijnzelfstandigheid voorkom je bij interim management door een juiste contractstructuur, echte zelfstandigheid in de dagelijkse werkpraktijk en duidelijke afspraken over gezag en werkwijze. Het gaat erom dat de interim manager als ondernemer opereert en niet functioneert als werknemer. De Wet DBA stelt hier duidelijke kaders voor, waarbij zowel opdrachtgever als interimprofessional verantwoordelijk zijn voor een correcte arbeidsrelatie. Door bewust te contracteren en de werkpraktijk goed in te richten, bouw je een solide verdediging op tegen mogelijke naheffingen.
Wat is schijnzelfstandigheid en waarom is dit relevant bij interim management?
Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer iemand formeel als zelfstandige werkt, maar feitelijk functioneert als werknemer. Dit betekent dat er op papier een zakelijke overeenkomst bestaat, terwijl de werkelijke situatie kenmerken vertoont van een dienstverband. Voor interimmanagers is dit bijzonder relevant, omdat zij vaak langdurig bij één opdrachtgever werken en intensief betrokken zijn bij de bedrijfsvoering.
De Belastingdienst kijkt bij een controle naar de werkelijke situatie, niet alleen naar wat er in het contract staat. Wanneer wordt vastgesteld dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, kunnen zowel de opdrachtgever als de interimmanager te maken krijgen met naheffingen van loonbelasting en premies. Voor de opdrachtgever kan dit betekenen dat alle niet-ingehouden loonheffingen alsnog betaald moeten worden, inclusief boetes en rente.
Interimmanagers werken vaak in leidinggevende posities waarbij zij verantwoordelijkheden dragen die lijken op die van werknemers. Ze nemen deel aan overleggen, sturen teams aan en werken soms fulltime voor één organisatie. Deze situatie maakt de relatie kwetsbaar voor de kwalificatie als dienstverband. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin bewust te zijn van de risico’s en de samenwerking zo in te richten dat de zelfstandigheid duidelijk aantoonbaar is.
Welke criteria gebruikt de Belastingdienst om schijnzelfstandigheid te beoordelen?
De Belastingdienst hanteert drie hoofdcriteria om te beoordelen of er sprake is van een arbeidsrelatie of echte zelfstandigheid: gezag, persoonlijke arbeid en beloning. Deze criteria samen bepalen of iemand als zelfstandige of als werknemer moet worden aangemerkt. Bij interim management worden deze criteria streng getoetst, omdat de werkzaamheden vaak sterk verweven zijn met de organisatie.
Gezag is het eerste en vaak belangrijkste criterium. Het gaat om de vraag of de opdrachtgever instructies kan geven over hoe, waar en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Een echte zelfstandige bepaalt zelf zijn werkmethode en werktijden. Bij interim management is dit soms lastig, omdat de manager wel moet aansluiten bij de bedrijfsvoering. Het verschil zit hem in de vraag of je opdrachten uitvoert of advies geeft en zelfstandig besluiten neemt over de aanpak.
Het tweede criterium is persoonlijke arbeid. Een zelfstandige moet in principe iemand anders kunnen inzetten om het werk te doen, ook al gebeurt dit in de praktijk zelden. Bij interim management is dit vaak een grijs gebied. Hoewel een interimmanager doorgaans persoonlijk de opdracht uitvoert vanwege specifieke expertise, moet contractueel wel de mogelijkheid bestaan om bij ziekte of andere omstandigheden een vervanger in te schakelen.
Het derde criterium betreft de beloning. Een werknemer ontvangt loon voor gewerkte uren, terwijl een zelfstandige wordt betaald voor resultaat of geleverde diensten. Bij interimopdrachten wordt vaak een dagtarief gehanteerd, wat kan lijken op een uurloon. Het verschil zit in de vraag of je wordt betaald voor aanwezigheid of voor het behalen van overeengekomen resultaten. Factureer je via je eigen onderneming en draag je zelf het ondernemersrisico? Dan weegt dit mee in de beoordeling.
Hoe stel je een contract op dat schijnzelfstandigheid voorkomt?
Een goed opgesteld contract is de basis voor het voorkomen van schijnzelfstandigheid. Het contract moet duidelijk maken dat er sprake is van een zakelijke opdracht waarbij de interimmanager als zelfstandig ondernemer opereert. Beschrijf niet alleen de werkzaamheden, maar vooral ook de vrijheid in uitvoering, de resultaatgerichtheid en de zakelijke relatie tussen beide partijen.
Begin met een heldere projectomschrijving waarin je de doelstellingen en verwachte resultaten beschrijft in plaats van een functieomschrijving. Formuleer concrete deliverables waarop de interimmanager wordt afgerekend. Vermijd termen die duiden op een dienstverband, zoals ‘werknemer’, ‘werkgever’ of ‘functie’. Gebruik in plaats daarvan ‘opdrachtgever’, ‘opdrachtnemer’ en ‘opdracht’.
Neem expliciet op dat de interimmanager vrijheid heeft in werkwijze en werktijden. Vermeld dat hij zelf bepaalt hoe hij de doelstellingen bereikt en dat hij niet gebonden is aan vaste werktijden of een vaste werkplek. Ook de mogelijkheid om werkzaamheden door derden te laten uitvoeren moet in het contract staan, ook al zal dit in de praktijk zelden voorkomen. Dit toont aan dat het om zakelijke dienstverlening gaat, niet om persoonlijke arbeid.
Verder moet het contract duidelijk maken dat de interimmanager eigen middelen en tools gebruikt, voor meerdere opdrachtgevers werkt of kan werken, en zelf verantwoordelijk is voor verzekeringen en belastingen. Een modelovereenkomst kan helpen, maar pas deze altijd aan op de specifieke situatie. De Wet DBA biedt geen absolute zekerheid, maar een zorgvuldig opgesteld contract is wel een belangrijke bouwsteen in je verdediging.
Wat is de rol van de VAR-verklaring bij interimopdrachten?
De VAR-verklaring (Verklaring Arbeidsrelatie) was een instrument waarmee de Belastingdienst vooraf bevestigde dat een opdracht als zelfstandige arbeid kon worden aangemerkt. Voor opdrachtgevers bood dit zekerheid dat ze geen loonheffingen hoefden in te houden. Sinds de invoering van de Wet DBA in 2016 is het VAR-systeem echter afgeschaft en vervangen door een nieuwe benadering, waarbij partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de juiste kwalificatie.
Hoewel nieuwe VAR-verklaringen niet meer worden afgegeven, hebben bestaande verklaringen uit het verleden nog beperkte waarde. Ze kunnen dienen als indicatie dat de arbeidsrelatie destijds als zelfstandig werd beoordeeld, maar bieden geen garantie meer tegen controles. De Belastingdienst kijkt nu naar de feitelijke situatie op basis van de drie criteria: gezag, persoonlijke arbeid en beloning.
In plaats van een VAR-verklaring kun je als opdrachtgever en interimmanager samen een modelovereenkomst gebruiken die aansluit bij de Wet DBA. Deze wet introduceert een handhavingsmoratorium voor opdrachtgevers die te goeder trouw handelen en gebruikmaken van erkende modellen. Wij adviseren altijd om niet alleen te vertrouwen op een standaardcontract, maar ook de dagelijkse werkpraktijk af te stemmen op echte zelfstandigheid.
De beste bescherming tegen problemen met schijnzelfstandigheid is een combinatie van een goed contract en een werkpraktijk die overeenkomt met wat er op papier staat. Een VAR-verklaring uit het verleden kan ondersteunend zijn, maar is geen vervanging voor een zorgvuldige inrichting van de samenwerking volgens de huidige regelgeving.
Hoe organiseer je de dagelijkse werkpraktijk om zelfstandigheid aan te tonen?
De dagelijkse werkpraktijk moet overeenkomen met wat er in het contract staat. Het gaat erom dat de interimmanager in de praktijk ook echt als zelfstandig ondernemer opereert en niet functioneert als een gewone werknemer. Dit betekent vrijheid in werkwijze, eigen verantwoordelijkheid voor resultaten en zichtbaar ondernemerschap in het dagelijks handelen.
Vermijd vaste werktijden en aanwezigheidsplicht. Een interimmanager die elke dag van negen tot vijf op kantoor moet zijn, lijkt meer op een werknemer dan op een zelfstandige. Maak afspraken over beschikbaarheid voor belangrijke overleggen, maar laat de interimmanager zelf bepalen wanneer en waar hij werkt. Dit betekent ook dat er geen registratie is van aan- en afwezigheid, zoals bij werknemers gebruikelijk is.
De interimmanager moet autonomie hebben in besluitvorming over de aanpak van zijn werkzaamheden. Hij adviseert en neemt besluiten binnen zijn expertisegebied, in plaats van instructies op te volgen. Het verschil zit in de vraag of iemand zelf bepaalt hoe doelen bereikt worden, of dat er gedetailleerde sturing is vanuit de organisatie. Bij interim management hoort een hoge mate van zelfstandigheid in het bepalen van de koers.
Zorg dat de interimmanager werkt met eigen middelen, zoals laptop, telefoon en software. Hij factureert via zijn eigen onderneming en heeft idealiter meerdere opdrachtgevers of de mogelijkheid daartoe. Ook een aparte werkplek of het werken vanuit een eigen kantoor versterkt de zelfstandige positie. Documenteer deze aspecten en zorg dat ze zichtbaar zijn in de praktijk, want bij een controle kijkt de Belastingdienst naar wat er werkelijk gebeurt, niet alleen naar wat er op papier staat.