Bij executive search betaal je meestal op basis van één van drie modellen: retained search met vooruitbetaling, contingency search waarbij je alleen bij succes betaalt, of een hybride vorm. De totale kosten liggen vaak tussen 25% en 35% van het jaarsalaris van de gezochte functie, afhankelijk van de complexiteit en het gekozen betaalmodel.
De keuze voor een bepaalde betalingsstructuur hangt af van het niveau van de functie, de schaarste op de arbeidsmarkt en hoeveel prioriteit je aan de opdracht wilt geven. Voor directie- en managementfuncties in de bouw, infra en techniek is een retained model vaak de beste keuze, omdat dit exclusiviteit en volledige focus garandeert.
Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over hoe executive search betaalmodellen werken en waar je op moet letten.
Wat zijn de drie belangrijkste betaalmodellen bij executive search?
De drie belangrijkste betaalmodellen bij executive search zijn retained search, contingency search en no cure no pay. Bij retained search betaal je in fases tijdens het proces, bij contingency search alleen bij succes, en bij no cure no pay werk je met meerdere bureaus tegelijk die alleen betaald worden als zij de geplaatste kandidaat leveren.
Retained search wordt vooral gebruikt voor complexe, strategische functies op directie- en managementniveau. Je betaalt hier meestal in drie termijnen: bij opdrachtverlening, tijdens het proces en bij plaatsing. Dit model garandeert exclusiviteit en volledige inzet van het bureau. Het searchteam werkt alleen voor jouw opdracht en neemt de tijd om de juiste kandidaat te vinden, ook als die niet actief op zoek is naar een nieuwe functie.
Contingency search betekent dat je pas betaalt wanneer een kandidaat daadwerkelijk in dienst treedt. Dit model werkt goed voor functies met een ruimere kandidatenmarkt. Het bureau heeft hierbij minder garantie op betaling, waardoor de prioriteit lager kan zijn dan bij retained opdrachten. Vaak werk je exclusief met één bureau samen, wat de slagingskans vergroot.
No cure no pay lijkt aantrekkelijk omdat je geen vooruitbetaling doet, maar heeft belangrijke nadelen. Meerdere bureaus werken tegelijk aan dezelfde opdracht, waardoor kandidaten door verschillende partijen worden benaderd voor dezelfde functie. Dit schaadt je reputatie als werkgever en leidt tot verwarring bij kandidaten. Bovendien krijgt jouw opdracht minder prioriteit omdat bureaus hun capaciteit inzetten op opdrachten met de hoogste slagingskans.
Hoe werkt retained search en wanneer is dit model verplicht?
Retained search werkt met vooruitbetaling in fases en exclusieve samenwerking met één bureau. Je betaalt meestal een derde van de fee bij opdrachtverlening, een derde tijdens het selectieproces en het restant bij succesvolle plaatsing. Dit model is verplicht wanneer een executive search bureau exclusiviteit eist voor complexe, strategische functies boven een bepaald salarisniveau.
Bij retained search neem je een bureau in dienst voor het volledige proces, van intakegesprek tot en met de plaatsing en begeleiding tijdens de proeftijd. Het bureau investeert substantieel in jouw opdracht: uitgebreid onderzoek naar de markt, directe benadering van kandidaten die niet actief zoeken, en grondige selectie op basis van zowel competenties als culturele fit.
De eerste betaling bij opdrachtverlening dekt de research- en benaderingsfase. Het bureau analyseert de functie, brengt de markt in kaart en stelt een longlist samen van potentiële kandidaten. De tweede betaling volgt wanneer de eerste gesprekken plaatsvinden en een shortlist wordt gepresenteerd. De derde betaling is verschuldigd bij succesvolle plaatsing.
Retained search is verplicht bij de meeste executive search bureaus voor functies vanaf directieniveau, vaak met een salaris boven de 100.000 euro. Voor deze posities is de kandidatenmarkt beperkt en vereist het proces intensieve begeleiding, discretie en een netwerk van professionals die niet actief op zoek zijn. Bureaus kunnen deze investering alleen rechtvaardigen met een retained model.
Het model biedt belangrijke voordelen: wekelijkse voortgangsrapportages, transparante communicatie, marktinzichten en de zekerheid dat het bureau volledig voor jou werkt. Kandidaten worden professioneel benaderd met naam en toenaam van jouw organisatie, wat de respons en kwaliteit van gesprekken aanzienlijk verhoogt.
Wat is het verschil tussen contingency search en no cure no pay?
Het belangrijkste verschil is exclusiviteit. Bij contingency search werk je exclusief met één bureau dat pas bij succesvolle plaatsing betaald wordt. Bij no cure no pay zet je dezelfde vacature uit bij meerdere bureaus tegelijk, waarbij alleen het bureau dat de geplaatste kandidaat levert betaling ontvangt.
Contingency search biedt veel voordelen van retained search zonder vooruitbetaling. Je werkt met één gespecialiseerd bureau dat volledige focus op jouw opdracht legt. Het bureau weet dat zij als enige aan de opdracht werken, wat hen motiveert om tijd en middelen te investeren in een zorgvuldig proces. Kandidaten worden eenmalig en professioneel benaderd, wat je reputatie als werkgever beschermt.
Bij no cure no pay ontstaat een race tussen bureaus. Elk bureau probeert zo snel mogelijk kandidaten te vinden en voor te stellen, vaak uit dezelfde talentpool. Het gevolg is dat één kandidaat door meerdere bureaus wordt benaderd voor precies dezelfde functie bij jouw organisatie. Dit is onprofessioneel en schaadt je employer brand, vooral in sectoren als bouw, infra en techniek waar iedereen elkaar kent.
Een ander cruciaal verschil is prioriteit. Bij contingency search is jouw opdracht belangrijk voor het bureau omdat zij weten dat ze de enige zijn die eraan werken. Bij no cure no pay verdelen bureaus hun capaciteit over meerdere opdrachten en geven prioriteit aan die met de hoogste slagingskans. Een complexe of schaarse vacature krijgt daardoor minder aandacht dan je zou willen.
Voor standaardfuncties met een groot aanbod aan kandidaten kan no cure no pay prima werken. Maar voor management- en directiefuncties in technische sectoren is de kandidatenmarkt te smal en te gevoelig voor de risico’s van dubbele benaderingen en gebrek aan prioriteit.
Welke kosten zijn inbegrepen in een executive search fee?
Een executive search fee dekt het volledige wervings- en selectieproces: intake en functieprofiel, marktonderzoek en kandidatenresearch, directe benadering van potentiële kandidaten, screening en selectiegesprekken, referentiechecks, presentatie van kandidaten, begeleiding tijdens gesprekken met de opdrachtgever, contractonderhandelingen en begeleiding tijdens de proeftijd.
De intake en profielbepaling vormen de basis. Het bureau investeert tijd in het begrijpen van je organisatie, de functie, de gewenste competenties en de culturele fit. Dit resulteert in een helder functieprofiel dat als leidraad dient voor het hele proces.
Marktonderzoek en research zijn essentiële onderdelen. Het bureau brengt in kaart welke organisaties interessante kandidaten in dienst hebben, wie de beste professionals in de sector zijn en hoe de arbeidsmarkt eruitziet. Deze informatie helpt om realistische verwachtingen te scheppen en de juiste mensen te benaderen.
Directe benadering kost veel tijd en vereist ervaring. Het bureau benadert kandidaten die vaak niet actief op zoek zijn naar een nieuwe functie, maar wel open staan voor de juiste kans. Deze gesprekken vereisen discretie, overtuigingskracht en inzicht in wat kandidaten drijft.
Screening en selectie omvatten meerdere gesprekken, assessments en referentiechecks. Het bureau toetst kandidaten op competenties, ervaring, motivatie en culturele fit voordat ze worden voorgesteld. Dit bespaart jou tijd en zorgt ervoor dat je alleen met de beste kandidaten in gesprek gaat.
Begeleiding tijdens het proces is waardevol. Het bureau plant gesprekken, verzamelt feedback, adviseert over selectiebeslissingen en ondersteunt bij contractonderhandelingen. Ook tijdens de proeftijd blijft het bureau betrokken om een succesvolle start te garanderen.
Hoe wordt de hoogte van de executive search fee bepaald?
De hoogte van de executive search fee wordt bepaald door het jaarsalaris van de functie, de complexiteit van de opdracht, de schaarste op de arbeidsmarkt en het gekozen betaalmodel. Meestal ligt de fee tussen 25% en 35% van het bruto jaarsalaris inclusief vakantiegeld, met hogere percentages voor zeer specialistische of urgente opdrachten.
Het jaarsalaris vormt de basis voor de berekening. Bij retained search wordt vaak een percentage van 30% tot 35% gehanteerd, bij contingency search ligt dit meestal tussen 25% en 30%. Voor functies met een salaris boven de 150.000 euro kan het percentage lager zijn, omdat de absolute fee al substantieel is.
Complexiteit speelt een grote rol. Een functie die veel specialistische kennis vereist, weinig kandidaten kent of een unieke combinatie van competenties vraagt, vergt meer onderzoek en een intensievere benadering. Dit rechtvaardigt een hogere fee omdat het bureau meer tijd en middelen investeert.
Schaarste op de arbeidsmarkt beïnvloedt de prijs. In sectoren als bouw, infra en installatietechniek is de kandidatenmarkt voor leidinggevende functies beperkt. Het vinden en overtuigen van de juiste kandidaat vereist uitgebreide netwerken, creatieve benaderingen en vaak meerdere rondes van gesprekken voordat iemand interesse toont.
Urgentie kan de fee verhogen. Als je binnen enkele weken een kandidaat nodig hebt, moet het bureau alle beschikbare capaciteit inzetten en mogelijk andere opdrachten uitstellen. Deze prioriteit heeft een prijs.
Het betaalmodel maakt verschil. Retained search is meestal duurder dan contingency search omdat je exclusiviteit en volledige focus koopt. No cure no pay lijkt goedkoper omdat je alleen bij succes betaalt, maar kan je uiteindelijk duurder komen te staan in tijd, reputatieschade en gemiste kandidaten.
Wat houdt de garantieperiode in bij executive search?
De garantieperiode bij executive search is een periode waarin het bureau gratis vervanging zoekt als de geplaatste kandidaat binnen een bepaalde tijd vertrekt of niet voldoet. Deze periode loopt meestal tussen drie en zes maanden na aanvang van het dienstverband en dekt situaties waarin de kandidaat zelf ontslag neemt, door de werkgever wordt ontslagen of tijdens de proeftijd vertrekt.
De garantie beschermt je investering. Executive search is een substantiële kostenpost, en de garantieperiode zorgt ervoor dat je niet opnieuw moet betalen als de match onverhoopt niet slaagt. Het bureau start dan een nieuwe search zonder extra kosten, alleen eventuele onkosten worden doorberekend.
Voorwaarden verschillen per bureau en situatie. Sommige bureaus hanteren een volledige garantie waarbij ze gratis opnieuw zoeken, anderen bieden een gedeeltelijke restitutie van de fee. Belangrijk is dat de garantie alleen geldt als de functie en voorwaarden gelijk blijven. Als je de functie aanpast of andere eisen stelt, vervalt vaak de garantie.
De garantie geldt meestal niet bij ontslag om dringende redenen aan de kant van de kandidaat, zoals fraude of ernstig wangedrag. Ook niet als de werkgever de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigt of de functie opzegt wegens reorganisatie.
Een langere garantieperiode geeft meer zekerheid maar is ook een teken van vertrouwen van het bureau in hun selectieproces. Bureaus die een zorgvuldig proces hanteren met grondige screening, referentiechecks en begeleiding tijdens de proeftijd, hebben meer vertrouwen in de duurzaamheid van hun plaatsingen.
Vraag altijd naar de exacte voorwaarden van de garantie voordat je een overeenkomst tekent. Laat vastleggen wat er gebeurt als de kandidaat vertrekt, binnen welke termijn dit gemeld moet worden en welke verplichtingen beide partijen hebben tijdens de garantieperiode.
Hoe wij helpen bij executive search
Wij werken uitsluitend met retained search voor management- en directiefuncties in bouw, infra, vastgoed, energie en installatietechniek. Dit betekent volledige focus op jouw opdracht, zonder de risico’s van no cure no pay of verdeelde aandacht.
Wat je van ons kunt verwachten:
- Transparant proces met wekelijkse voortgangsrapportages en marktinzichten
- Directe benadering van kandidaten met naam en toenaam van jouw organisatie
- Grondige screening op competenties, ervaring en culturele fit
- Begeleiding van intake tot en met succesvolle plaatsing en proeftijd
- Garantieperiode van zes maanden met gratis vervanging bij voortijdig vertrek
Met ruim 15 jaar ervaring in technische sectoren en een uitgebreid netwerk van professionals vinden wij ook de meest lastig te vervullen vacatures. Wij nemen het volledige wervings- en selectieproces uit handen, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.
Wil je weten hoe wij jouw volgende directeur, manager of specialist kunnen vinden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw wervingsvraagstuk.
Veelgestelde vragen
Kan ik halverwege het proces overstappen van retained naar contingency search?
Nee, dit is meestal niet mogelijk. Wanneer je een retained search overeenkomst aangaat, commit je je aan het volledige proces inclusief de betalingen in fases. Het bureau heeft al substantieel geïnvesteerd in research, marktanalyse en kandidatenbenadering. Een wijziging in het betaalmodel zou betekenen dat deze investering niet wordt gecompenseerd. Bespreek daarom vooraf grondig welk model het beste bij jouw situatie past.
Wat gebeurt er als ik tijdens de search besluit de functie-eisen aan te passen?
Kleine aanpassingen zijn meestal geen probleem en worden in overleg met het bureau verwerkt in het proces. Bij grote wijzigingen in functie-inhoud, salarisniveau of vereiste competenties kan het bureau besluiten de search opnieuw te starten, wat invloed kan hebben op de planning en eventueel de kosten. Dit hangt af van hoeveel werk al is verricht en hoe drastisch de wijzigingen zijn. Communiceer daarom zo vroeg mogelijk als je inzichten veranderen.
Zijn er naast de executive search fee nog extra kosten waar ik rekening mee moet houden?
Bij de meeste bureaus zijn alle standaard kosten inbegrepen in de fee, zoals gesprekken, screening en begeleiding. Sommige bureaus rekenen wel onkosten door voor specifieke zaken zoals psychologische assessments, reiskosten bij internationale searches, advertenties of achtergrondchecks via externe partijen. Vraag vooraf expliciet naar welke kosten wel en niet zijn inbegrepen, zodat je geen verrassingen krijgt tijdens het proces.
Hoe lang duurt een gemiddeld executive search proces en kan dit worden versneld?
Een executive search proces duurt gemiddeld 8 tot 12 weken, afhankelijk van de complexiteit van de functie en de beschikbaarheid van kandidaten. Versnelling is mogelijk door meer capaciteit in te zetten en prioriteit te geven, maar dit gaat vaak ten koste van de grondigheid van het proces. Voor directie- en managementfuncties is het verstandig om voldoende tijd te nemen voor een zorgvuldige selectie, omdat een verkeerde keuze veel duurder uitpakt dan enkele weken extra zoektijd.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het kiezen van een executive search betaalmodel?
De grootste fout is kiezen voor no cure no pay bij schaarse managementfuncties uit angst voor vooruitbetaling, wat leidt tot reputatieschade door dubbele benaderingen. Andere fouten zijn: onvoldoende aandacht voor de garantievoorwaarden, geen heldere afspraken over wat er gebeurt bij functiewijzigingen, en het niet vergelijken van wat precies is inbegrepen in de fee bij verschillende bureaus. Investeer tijd in het begrijpen van de modellen en kies bewust op basis van de strategische waarde van de functie.
Hoe kan ik de kwaliteit en betrouwbaarheid van een executive search bureau beoordelen voordat ik een contract teken?
Vraag naar concrete referenties van vergelijkbare opdrachten in jouw sector, bij voorkeur met contactgegevens die je kunt verifiëren. Check hun trackrecord in bouw, infra of techniek, vraag naar de ervaring van de consultants die aan jouw opdracht werken, en bespreek hun netwerk en werkwijze in detail. Een betrouwbaar bureau is transparant over hun proces, laat je spreken met eerdere opdrachtgevers en kan concrete voorbeelden geven van hoe zij complexe searches succesvol hebben afgerond.
Wat moet ik doen als ik na plaatsing toch niet tevreden ben met de kandidaat, maar de garantieperiode is verstreken?
Na afloop van de garantieperiode ben je zelf verantwoordelijk voor de match. Sommige bureaus bieden coulance of korting op een nieuwe search als blijkt dat de mismatch te wijten is aan onvolledige informatie tijdens het proces. Preventie is echter beter: zorg voor intensieve begeleiding tijdens de proeftijd, geef tijdig feedback aan het bureau over hoe de kandidaat functioneert, en bespreek eventuele zorgen voordat de garantieperiode afloopt. Een goed bureau blijft ook na plaatsing betrokken en helpt bij het oplossen van eventuele issues.