Een veilige samenwerking met interimmanagers onder de Wet DBA vraagt om duidelijke afspraken over de arbeidsrelatie. De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) bepaalt of iemand als zelfstandige of werknemer wordt beschouwd. Bij interimmanagement is het cruciaal om schijnzelfstandigheid te voorkomen, want dit kan leiden tot naheffingen en boetes. Door vooraf de juiste criteria te checken en je samenwerking goed te documenteren, minimaliseer je risico’s en werk je compliant met de belastingregels.
Wat is de Wet DBA en waarom is deze belangrijk voor interimmanagement?
De Wet DBA regelt wanneer iemand als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) of als werknemer wordt beschouwd. Deze wet is in 2016 ingevoerd om schijnzelfstandigheid tegen te gaan en zorgt ervoor dat de Belastingdienst kan controleren of een arbeidsrelatie correct is vormgegeven. Voor bedrijven die interimmanagers inhuren, is dit bijzonder relevant, omdat verkeerde classificatie grote financiële gevolgen kan hebben.
Het belangrijkste verschil zit tussen een arbeidsovereenkomst en een overeenkomst van opdracht. Bij een arbeidsovereenkomst bestaat er een gezagsverhouding, krijgt iemand loon en is er sprake van persoonlijke arbeid. Bij een overeenkomst van opdracht werkt iemand zelfstandig, draagt hij of zij eigen risico’s en bepaalt hij of zij zelf hoe het werk wordt uitgevoerd.
Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer iemand formeel als zelfstandige werkt, maar feitelijk als werknemer functioneert. Dit komt vaak voor bij langdurige interimopdrachten waarbij de opdrachtgever veel sturing geeft. In technische sectoren zoals bouw, vastgoed en infrastructuur speelt dit extra, omdat projecten complex zijn en nauw overleg vereisen.
Compliance met de Wet DBA beschermt zowel opdrachtgevers als interimprofessionals. Opdrachtgevers voorkomen naheffingen op loonbelasting en premies, terwijl interimmanagers hun zelfstandige status kunnen behouden. Bij werving en selectie van interimmanagers moet je daarom altijd de arbeidsrelatie goed vormgeven.
Hoe bepaal je of een interimmanager als zelfstandige of werknemer wordt beschouwd?
De Belastingdienst hanteert verschillende criteria om te beoordelen of sprake is van een zelfstandige arbeidsrelatie. De belangrijkste factoren zijn gezagsverhouding, persoonlijke arbeid, vergoeding, risico en ondernemerschap. Deze elementen samen bepalen of iemand echt als zelfstandige kan worden gezien.
Bij gezagsverhouding gaat het om de vraag wie bepaalt hoe, waar en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Een echte zelfstandige bepaalt dit zelf en krijgt geen gedetailleerde instructies. Als je als opdrachtgever dagelijks aanstuurt op werkwijze en werktijden, wijst dit op een dienstverband.
Het criterium persoonlijke arbeid kijkt of de interimmanager het werk zelf moet doen of iemand anders kan inschakelen. Echte zelfstandigen kunnen opdrachten laten uitvoeren door anderen. Bij interimmanagement komt dit minder voor, maar de mogelijkheid moet er wel zijn.
De vergoeding speelt ook een rol. Zelfstandigen factureren meestal per project of resultaat, niet per gewerkt uur. Ze rekenen btw door en hebben een eigen ondernemingsnummer. Werknemers ontvangen een vast loon per maand of uur, zonder btw.
Ondernemersrisico is cruciaal. Een zelfstandige interimmanager draagt financieel risico, investeert in eigen ontwikkeling en heeft meerdere opdrachtgevers. Bij technische managementfuncties betekent dit bijvoorbeeld dat iemand eigen software gebruikt, zelf voor verzekeringen zorgt en niet gebonden is aan één organisatie.
Praktische situaties verduidelijken dit. Een interimprojectleider die drie dagen per week bij jouw bouwproject werkt, daarnaast andere klanten heeft, eigen gereedschap gebruikt en per mijlpaal factureert, voldoet aan de eisen. Iemand die fulltime op kantoor werkt, je bedrijfsmiddelen gebruikt en maandelijks een vast bedrag ontvangt, lijkt meer op een werknemer.
Welke maatregelen kun je nemen om DBA-risico’s bij interimopdrachten te minimaliseren?
Het minimaliseren van DBA-risico’s begint bij het gebruik van modelovereenkomsten die specifiek zijn opgesteld voor zelfstandige opdrachten. Deze contracten beschrijven het eindresultaat of de op te leveren prestatie, niet de manier waarop het werk moet gebeuren. Formuleer opdrachten resultaatgericht in plaats van taakgericht.
Zorg dat de opdrachtformulering duidelijk maakt dat de interimmanager zelfstandig werkt. Beschrijf welk probleem moet worden opgelost of welk project moet worden opgeleverd. Vermijd gedetailleerde instructies over werktijden, werkplek of werkwijze. Geef de interimmanager ruimte om zelf te bepalen hoe het resultaat wordt behaald.
Bij facturering is het belangrijk dat de interimmanager als ondernemer optreedt. Dit betekent facturen met btw, een eigen ondernemingsnummer en geen vergoeding voor typische werknemerskosten zoals reiskosten of opleidingen. Betaal bij voorkeur per project, mijlpaal of periode, en vermijd een beloningsstructuur die sterk lijkt op een vast loon per gewerkt uur zoals bij werknemers.
Werkzaamheden die ondernemerschap aantonen zijn essentieel. Stimuleer dat de interimmanager eigen tools en methoden gebruikt, zelf voor verzekeringen zorgt en verantwoordelijk is voor het eindresultaat. Als er fouten worden gemaakt, moet de interimmanager deze op eigen kosten herstellen.
Het hebben van meerdere opdrachtgevers versterkt de zelfstandige status. Vraag bij de intake of de interimmanager ook voor andere bedrijven werkt. Dit hoeft niet gelijktijdig, maar wel regelmatig. Een interimmanager die jarenlang alleen voor jouw organisatie werkt, roept vragen op.
Documentatie is je beste bescherming. Bewaar de overeenkomst, facturen, correspondentie over opdrachten en bewijs dat de interimmanager zelfstandig opereert. Bij een controle van de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat de arbeidsrelatie echt zelfstandig was. Wij helpen bedrijven bij het correct vormgeven van deze samenwerkingen binnen het wervings- en selectieproces.
Wat zijn de gevolgen als je niet voldoet aan de Wet DBA bij interimmanagement?
Niet-naleving van de Wet DBA kan leiden tot aanzienlijke financiële en juridische problemen. De Belastingdienst kan naheffingen opleggen over loonbelasting en premies die je had moeten inhouden als werkgever. Deze naheffingen gaan terug tot vijf jaar, inclusief boetes en rente, wat snel oploopt tot forse bedragen.
De naheffingen bestaan uit loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen die je als opdrachtgever had moeten afdragen. Je bent hiervoor volledig aansprakelijk, ook al heeft de interimmanager als zelfstandige gefactureerd. De Belastingdienst haalt het geld bij de opdrachtgever, niet bij de werknemer.
Boetes kunnen oplopen tot maximaal 100% van de verschuldigde belasting en premies bij opzet of grove schuld. Bij nalatigheid zijn de boetes lager, maar nog steeds aanzienlijk. De rente over de naheffingsaanslagen maakt het totaalbedrag nog hoger.
De aansprakelijkheid ligt bij de opdrachtgever als inhoudingsplichtige. Dit betekent dat je als bedrijf verantwoordelijk bent voor correcte afdracht van loonbelasting. Je kunt dit achteraf niet verhalen op de interimmanager, omdat de wet jou als werkgever aanwijst.
De impact op je bedrijfsvoering kan groot zijn. Naheffingen tasten je liquiditeit aan en kunnen leiden tot betalingsproblemen. Bij grote bedragen ontstaan soms financiële problemen die de continuïteit bedreigen. Ook je reputatie kan schade oplopen wanneer bekend wordt dat je niet compliant werkt.
Herstelmaatregelen zijn mogelijk door proactief je samenwerkingen te evalueren en waar nodig aan te passen. Je kunt lopende opdrachten herzien, nieuwe contracten opstellen en zorgen dat toekomstige samenwerkingen wel voldoen aan de DBA-criteria. Bij twijfel kun je een beoordeling aanvragen bij de Belastingdienst.
De handhaving door de Belastingdienst is de afgelopen jaren intensiever geworden. Ze voeren gerichte controles uit, vooral bij sectoren waar veel met interimprofessionals wordt gewerkt. Technische sectoren zoals bouw en infrastructuur krijgen extra aandacht vanwege de hoge aantallen zelfstandigen.
Proactieve compliance is daarom essentieel. Door vanaf het begin goed na te denken over hoe je interimmanagers inhuurt, voorkom je problemen. Wij adviseren bedrijven over de juiste vormgeving van interimopdrachten en zorgen dat de samenwerking vanaf het begin veilig en compliant is met de Wet DBA.