Bij werving en selectie verzamel je als werkgever allerlei persoonsgegevens van kandidaten: van cv’s en motivatiebrieven tot gespreksnotities en referentiechecks. Maar hoe ga je daar verantwoord mee om? De AVG stelt duidelijke regels voor het verwerken van persoonsgegevens, ook tijdens het wervingsproces. Voor bedrijven in technische sectoren, die vaak te maken hebben met schaarse profielen en langdurige wervingstrajecten, is het extra belangrijk om deze regelgeving goed te kennen.
Werving en selectie vraagt om een zorgvuldige balans tussen het vinden van de juiste kandidaat en het respecteren van privacy. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de AVG bij werving, zodat je als werkgever weet waar je aan toe bent.
Wat is de AVG bij werving en selectie?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de Europese privacywetgeving die bepaalt hoe organisaties omgaan met persoonsgegevens. Bij werving en selectie betekent dit dat je als werkgever verplicht bent om kandidaatgegevens rechtmatig, transparant en voor een specifiek doel te verwerken. Je mag alleen die gegevens verzamelen die echt nodig zijn voor de sollicitatieprocedure.
De AVG geldt voor elk wervingsproces, ongeacht of je één vacature of tientallen tegelijk invult. Dit betekent dat je kandidaten moet informeren over welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe lang je die bewaart. Ook moet je passende beveiligingsmaatregelen treffen om te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Voor technische sectoren, waar gespecialiseerde kennis en ervaring cruciaal zijn, kan dit betekenen dat je uitgebreidere informatie verzamelt, maar ook dan blijft de AVG van toepassing.
Transparantie staat centraal in de regelgeving. Kandidaten moeten vooraf weten wat er met hun gegevens gebeurt, en je moet kunnen aantonen dat je je aan de regels houdt. Dit vraagt om heldere privacyverklaringen en zorgvuldige documentatie van je wervingsprocessen.
Welke kandidaatgegevens vallen onder de AVG?
Onder de AVG vallen alle persoonsgegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Bij werving en selectie gaat het om cv’s, motivatiebrieven, contactgegevens, gespreksnotities, assessmentresultaten, referentiechecks en alle andere informatie die je verzamelt over sollicitanten. Ook correspondentie via e-mail of LinkedIn en notities uit telefoongesprekken zijn persoonsgegevens die bescherming verdienen.
Sommige gegevens krijgen extra bescherming onder de AVG omdat ze als bijzondere persoonsgegevens worden aangemerkt. Denk aan informatie over iemands gezondheid, religieuze overtuiging of lidmaatschap van een vakbond. Deze gegevens mag je alleen verwerken als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat, bijvoorbeeld wanneer een kandidaat deze informatie zelf verstrekt voor aanpassingen tijdens het sollicitatieproces.
Voor technische functies verzamel je vaak ook gegevens over opleidingen, certificeringen, werkervaring en specifieke vaardigheden. Al deze informatie valt onder de AVG en vraagt om zorgvuldige behandeling. Het is belangrijk om alleen die gegevens te verzamelen die echt relevant zijn voor de functie, en niet uit nieuwsgierigheid of voor toekomstige vacatures zonder toestemming.
Hoe lang mag je kandidaatgegevens bewaren?
Je mag kandidaatgegevens maximaal vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren, tenzij de kandidaat expliciet toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren. Deze termijn van vier weken geldt voor afgewezen kandidaten en biedt voldoende tijd om eventuele vragen of bezwaren af te handelen. Na deze periode moet je de gegevens volledig uit je systemen verwijderen.
Wil je kandidaatgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld om iemand te benaderen voor toekomstige vacatures? Dan heb je actieve, vrijwillige en specifieke toestemming nodig. Deze toestemming moet de kandidaat gemakkelijk kunnen intrekken. In de praktijk betekent dit dat je een duidelijke opt-in moet aanbieden, waarin je uitlegt waarom je de gegevens wilt bewaren en voor welke periode.
Voor kandidaten die je aanneemt, gelden andere regels. Hun gegevens worden dan onderdeel van het personeelsdossier en mogen gedurende het dienstverband en daarna conform de Archiefwet worden bewaard. Dit is meestal tot zeven jaar na uitdiensttreding. Voor technische sectoren, waar je vaak langdurige relaties opbouwt met specialisten, is het verleidelijk om gegevens langer te bewaren, maar zonder toestemming is dit niet toegestaan.
Wat zijn de verplichtingen van werkgevers onder de AVG?
Als werkgever ben je verplicht om kandidaten vooraf te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens, passende beveiligingsmaatregelen te treffen en alleen relevante gegevens te verzamelen. Je moet kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG-principes van rechtmatigheid, transparantie en doelbinding. Dit betekent dat je een privacyverklaring moet opstellen die specifiek ingaat op je wervingsproces.
Daarnaast heb je als werkgever de volgende concrete verplichtingen:
- Een verwerkingsregister bijhouden waarin je documenteert welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel
- Technische en organisatorische maatregelen treffen om gegevens te beschermen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang
- Ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot kandidaatgegevens
- Datalekken binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er risico is voor de privacy van kandidaten
- Verwerkersovereenkomsten afsluiten met externe partijen die toegang hebben tot kandidaatgegevens, zoals wervingsbureaus
Voor bedrijven die samenwerken met gespecialiseerde werving- en selectiepartners is het belangrijk om heldere afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van de gegevensverwerking. Ook moet je kunnen aantonen dat je externe partners de AVG naleven.
Welke rechten hebben kandidaten onder de AVG?
Kandidaten hebben onder de AVG het recht op inzage in hun gegevens, het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren, het recht om gegevens te laten verwijderen en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Deze rechten gelden gedurende het hele sollicitatieproces en ook daarna, zolang je hun gegevens bewaart. Kandidaten kunnen deze rechten op elk moment uitoefenen.
Het inzagerecht betekent dat een kandidaat kan vragen welke gegevens je over hem of haar hebt verzameld. Je moet binnen een maand reageren en kosteloos een volledig overzicht verstrekken. Dit omvat ook gespreksnotities en interne beoordelingen, al zijn daarop uitzonderingen mogelijk als dit de rechten van anderen schaadt.
Het recht op gegevenswissing, ook wel het recht om vergeten te worden genoemd, houdt in dat kandidaten kunnen vragen om hun gegevens te verwijderen. Je bent verplicht hieraan te voldoen, tenzij je een wettelijke grondslag hebt om de gegevens te bewaren. Na afloop van de sollicitatieprocedure en de bewaartermijn van vier weken heb je die grondslag niet meer.
Daarnaast hebben kandidaten het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat zij hun gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat kunnen opvragen om deze eventueel over te dragen aan een andere partij. Voor wervingsprocessen is dit minder relevant, maar het recht bestaat wel. Ook kunnen kandidaten bezwaar maken tegen geautomatiseerde besluitvorming; dat betekent dat je niet uitsluitend op basis van algoritmes mag beslissen of iemand geschikt is voor een functie.
Hoe Lakehouse helpt met AVG-compliant werven
Wij begrijpen dat werving en selectie in technische sectoren complex genoeg is zonder dat je je zorgen hoeft te maken over AVG-compliance. Daarom nemen wij het volledige wervingsproces uit handen, inclusief de zorgvuldige behandeling van kandidaatgegevens volgens alle privacyregels.
Onze aanpak zorgt ervoor dat je als werkgever voldoet aan alle AVG-verplichtingen:
- Wij hanteren heldere privacyverklaringen en informeren kandidaten transparant over de gegevensverwerking
- Alle kandidaatgegevens worden veilig opgeslagen in beveiligde systemen met beperkte toegang
- Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig en vragen actieve toestemming voor langere bewaring
- Kandidaten kunnen bij ons terecht voor inzage, correctie of verwijdering van hun gegevens
- Wij rapporteren wekelijks over de voortgang zonder onnodige privacygevoelige details te delen
Met ruim 15 jaar ervaring in werving en selectie voor bouw, infrastructuur, energie en vastgoed weten wij hoe we de juiste kandidaat vinden zonder concessies te doen aan privacy en compliance. Wil je meer weten over hoe wij jouw wervingsvraagstukken oplossen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke situatie.